ΣΥΣΤΗΜΑ eDControl
Οργάνωση και αποτελεσματικότητα
► Πλήρης και αποδοτική οργάνωση του συνόλου των εγγράφων του οργανισμού ή της επιχείρησης ανάλογα με τη δομή και τη θεματολογία που απαιτείται.
► Δυνατότητα ελέγχου εισαγωγής και διανομής / παραλαβής για κάθε έγγραφο.
► Ελαχιστοποίηση χρόνου αναζήτησης των εγγράφων.
► Ασφάλεια πολλαπλών επιπέδων ως προς την πρόσβαση στα έγγραφα και τις διάφορες λειτουργίες στη χρήση του συστήματος.
► Διαφύλαξη των εγγράφων, φακέλων και άλλης πληροφορίας στην επιχείρηση με τον τρόπο που η ίδια έχει προδιαγράψει και ανεξάρτητα από τις αλλαγές στο προσωπικό.
► Πλήρης και συνεχής διαθεσιμότητα των εγγράφων για τη διοίκηση και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες από την επιχείρηση.
Κόστος και απόδοση
Από εκτιμήσεις των μεγαλύτερων διεθνών συμβούλων επιχειρήσεων όπως η Gartner και η IDC:
Έχει υπολογισθεί ότι οι εργαζόμενοι στις υπηρεσίες γραφείου των επιχειρήσεων και οργανισμών σπαταλούν περίπου 10 ώρες ή και περισσότερο την εβδομάδα για τη διαχείριση (καταχώρηση, αναζήτηση, ταξινόμηση, διακίνηση) των εγγράφων και φακέλων τους. Η μείωση του χρόνου αυτού μπορεί να εξοικονομήσει χιλιάδες ή εκατομμύρια ευρώ κάθε χρόνο.
Το 2003, οι οργανισμοί σπατάλησαν 31,5 δις δολάρια ετησίως εξ αιτίας της αναποτελεσματικής διαχείρισης της πληροφορίας.
Απόσβεση
Στην ταχύτητα απόσβεσης του συστήματος πρέπει να συνυπολογιστούν όχι μόνο ο κερδισμένος χρόνος από την ταξινόμηση, αναζήτηση και διανομή της πληροφορίας και των εγγράφων αλλά και η απόδοση του χρόνου που εξοικονομήθηκε σε περισσότερο αποδοτικές για την επιχείρηση εργασίες όπως η υποστήριξη πελατών ή η προώθηση πωλήσεων.
Εικόνα εταιρείας
Η ολοκληρωμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα για τη διαχείριση των εγγράφων και μη δομημένης πληροφορίας, δίνει μια εικόνα αξιοπιστίας και αποτελεσματικότητας της επιχείρησης προς όλους τους συναλλασσόμενους και κυρίως τους πελάτες της.
Η άμεση πρόσβαση (από τους εξουσιοδοτημένους χρήστες) στο φάκελο του πελάτη, της παραγγελίας του ή του προϊόντος και η δυνατότητα άμεσης απάντησης από τον χειριστή χωρίς παραπομπή, αποτελεί σημαντικό παράγοντα επιτυχημένης πώλησης και θετικής εικόνας για την επιχείρηση.
Οργάνωση και αποτελεσματικότητα
► Πλήρης και αποδοτική οργάνωση του συνόλου των εγγράφων του οργανισμού ή της επιχείρησης ανάλογα με τη δομή και τη θεματολογία που απαιτείται.
► Δυνατότητα ελέγχου εισαγωγής και διανομής / παραλαβής για κάθε έγγραφο.
► Ελαχιστοποίηση χρόνου αναζήτησης των εγγράφων.
► Ασφάλεια πολλαπλών επιπέδων ως προς την πρόσβαση στα έγγραφα και τις διάφορες λειτουργίες στη χρήση του συστήματος.
► Διαφύλαξη των εγγράφων, φακέλων και άλλης πληροφορίας στην επιχείρηση με τον τρόπο που η ίδια έχει προδιαγράψει και ανεξάρτητα από τις αλλαγές στο προσωπικό.
► Πλήρης και συνεχής διαθεσιμότητα των εγγράφων για τη διοίκηση και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες από την επιχείρηση.
Κόστος και απόδοση
Από εκτιμήσεις των μεγαλύτερων διεθνών συμβούλων επιχειρήσεων όπως η Gartner και η IDC:
Έχει υπολογισθεί ότι οι εργαζόμενοι στις υπηρεσίες γραφείου των επιχειρήσεων και οργανισμών σπαταλούν περίπου 10 ώρες ή και περισσότερο την εβδομάδα για τη διαχείριση (καταχώρηση, αναζήτηση, ταξινόμηση, διακίνηση) των εγγράφων και φακέλων τους. Η μείωση του χρόνου αυτού μπορεί να εξοικονομήσει χιλιάδες ή εκατομμύρια ευρώ κάθε χρόνο.
Το 2003, οι οργανισμοί σπατάλησαν 31,5 δις δολάρια ετησίως εξ αιτίας της αναποτελεσματικής διαχείρισης της πληροφορίας.
Απόσβεση
Στην ταχύτητα απόσβεσης του συστήματος πρέπει να συνυπολογιστούν όχι μόνο ο κερδισμένος χρόνος από την ταξινόμηση, αναζήτηση και διανομή της πληροφορίας και των εγγράφων αλλά και η απόδοση του χρόνου που εξοικονομήθηκε σε περισσότερο αποδοτικές για την επιχείρηση εργασίες όπως η υποστήριξη πελατών ή η προώθηση πωλήσεων.
Εικόνα εταιρείας
Η ολοκληρωμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα για τη διαχείριση των εγγράφων και μη δομημένης πληροφορίας, δίνει μια εικόνα αξιοπιστίας και αποτελεσματικότητας της επιχείρησης προς όλους τους συναλλασσόμενους και κυρίως τους πελάτες της.
Η άμεση πρόσβαση (από τους εξουσιοδοτημένους χρήστες) στο φάκελο του πελάτη, της παραγγελίας του ή του προϊόντος και η δυνατότητα άμεσης απάντησης από τον χειριστή χωρίς παραπομπή, αποτελεί σημαντικό παράγοντα επιτυχημένης πώλησης και θετικής εικόνας για την επιχείρηση.
